Función de las actas de asamblea de socios respecto de los incrementos injustificados de patrimonio

De conformidad con el Código de Comercio, todas las sociedades comerciales deben contar con los libros legales para consignar aspectos básicos de la entidad tales como el Registro de Accionistas, la celebración de Asamblea de Socios y Acuerdos de Junta Directiva. La realidad es que muchos de los costarricenses cuentan con sociedades donde se desconoce el paradero de los libros o de, al menos, uno de ellos. En ocasiones se tiene alguno extraviado, o nunca se aperturaron e incluso muchos confían que el abogado de confianza los mantiene en su custodia. Es una práctica común que los ciudadanos configuran sociedades con la única intención de mantener un bien mueble, inmueble o una inversión a su nombre para desvincular la titularidad directa de estos.

Cumplir con el requisito de mantener los libros legales no debe ser el único motivo por el cual los representantes de las sociedades deben tener seguridad de su existencia y de su contenido. En ellos se debe hacer constar -en conjunto con respaldo documental- aquellos actos que mantengan diferentes efectos sobre la gestión de la empresa.

Con la emisión de la resolución de la Dirección General de Tributación N° DGT-R-075-2019 titulada “Resolución sobre el deber de inscripción y declaración de sociedades inactivas y adicción a la resolución N° DGT-R-012-2018 sobre comprobantes electrónicos”, el contenido de los actos que se hacen consignar en el libro de Asamblea de Accionistas recobra gran importancia, en especial sobre los aportes extraordinarios de socios.

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Téngase presente que la Ley del Impuesto sobre la Renta dispone en su artículo 5 que forman parte de los rubros sujetos a renta, aquellos incrementos del patrimonio que no tengan su justificación en ingresos debidamente registrados y declarados. Afirma que el contribuyente debe demostrar el origen de tal incremento para asegurar que dichos montos ya han tributado según la normativa, o que estos responden a rubros exentos.

Teniendo claro que el esfuerzo de la Administración Tributaria se encamina a una declaración de la composición del patrimonio, tenencia de activos y pasivos de cualquier sociedad, específicamente de las inactivas mediante la presentación de la declaración D135 titulada “declaración patrimonial para personas jurídicas inactivas”; es conveniente repasar que el patrimonio de cualquier sociedad inactiva u operativa mantiene un registro adecuado, claro y respaldado en las actas de Asamblea de Socios.

Le recomendación es que dichas sociedades mantengan un soporte documental y de trazabilidad de los ingresos consignados como aportes extraordinarios de socios en los libros legales de la entidad, en coincidencia con un claro registro contable que permita demostrar a la Administración Tributaria que tales montos han sido sujetos a los impuestos correspondientes previo al ingreso en la sociedad de capital. Así las actas de asamblea de socios cobran especial importancia para consignar acuerdos o aportes de los socios, como apoyo de la prueba documental que le sustente.

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Convirtiéndose todas las sociedades legalmente constituidas como contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, la Administración Tributaria tiene la potestad de solicitar la información contable y legal mínima a aquellas sociedades inactivas tenedoras de bienes inmuebles o incluso pasivas titulares de inversiones. Por lo que estas personas jurídicas no solo deben contar con una contabilidad próxima a declarar, sino que además debe tener sus obligaciones legales al día aún luego de haberse liquidado legalmente.

Natalia Durán

Gerente de Impuestos y Legal, Grant Thornton

Correo electrónico: natalia.durá[email protected]