La acreditación de apoderados y el representante legal para efectos fiscales

La acreditación de apoderados para el cumplimiento fiscal y la notificación de las gestiones ante la Administración Tributaria se ha vuelto complejo para los contribuyentes, debido a la forma en que actualmente se generan los negocios y el carácter obligatorio de sistemas digitales como el Administración Tributaria Virtual (ATV).

Como hemos mencionado en otras ocasiones, los conceptos de “representante legal” y “apoderados” han evolucionado por medio de resoluciones y criterios de la Administración Tributaria, si bien se ha aceptado la opción de actuar a través de “apoderados” con facultades suficientes para temas fiscales específicos y poder realizar tramitología o apersonarse en la controversia administrativa, existe aún restricción para acceder a la acreditación en el sistema indicado al representante legal del contribuyente, que dependiendo de las condiciones puede ser un impedimento para cumplir.

En este sentido, aunque se ha facilitado la inscripción de apoderados con el respaldo de la documentación legal que así lo constate, no podrá ejecutarse hasta después de acreditar el concepto de representante legal según la Administración, que se ha restringido a la figura del Presidente de la Junta Directiva u otros representantes si así lo dispone los Estatutos Sociales, existiendo la obligación de inscribirlo siempre, ante cualquier otra personero adicional.

Este tema se vuelve complejo en aquellos casos en que la operación de la entidad se ejecuta a través de apoderados generalísimos, porque quien cumple con la condición de representante legal no se encuentra en el país, o por la estructura corporativa de las entidades no cuentan con la disponibilidad de estas personas, por lo que delegan estas funciones en esta clase de apoderados, que genera tramitologías o atrasos en la continuidad del negocio del contribuyente que busca cumplir.

Si bien, la figura de representante legal como figura de control con el poder de administración, dada por los estatutos sociales de las entidades jurídicas, no podemos verlo como la única figura posible ante la Administración para efectos de cumplimiento fiscal, pues un apoderado generalísimo sin limite de suma puede cumplir con este rol, bajo la responsabilidad que la normativa fiscal como comercial le concede sin que por ello, el fisco pueda verse afectado, sobre todo cuando se busca declarar y cancelar los tributos respectivos.

En este sentido, hay normativa que se ha implementado en varios países y en Costa Rica desde el 2019, donde la persona jurídica puede adoptar el modelo facultativo de organización, prevención de delitos, gestión y control, donde deberá si bien podrá tener un encargado de supervisar el funcionamiento y el cumplimiento de dicho modelo, puede gestionarse a través de un órgano de dirección distinto a la Junta Directiva.

De tal forma que un órgano de dirección y la administración diferente a la Junta Directiva, que posea facultades suficientes no solo podrá prevenir delitos por los medios y el desempeño de sus funciones con las políticas necesarias, sino que para efectos fiscales podrá cumplir a cabalidad sin que sea cómo única opción el Presidente de la Junta Directiva, y si vamos más allá, con la implementación de la NIS de Sostenibilidad, la posibilidad de contar con un Gobierno Corporativo adecuado que garantice a la Administración el cumplir por otro medios.

Silvia González

Socia de Impuestos y Legal Grant Thornton Costa Rica