Realización virtual de asambleas y sesiones en tiempos de urgencia

De cara a la emergencia nacional y las instrucciones sobre la permanencia en casa y el distanciamiento social, cobra importancia, para la correcta conducción de las empresas, en lo que toca a la toma de decisiones corporativas, que mediante la Circular D.P.J-010-2018, en el Registro de Personas Jurídicas se reguló la alternativa de que las asambleas de socios y las sesiones de junta directiva puedan realizarse a través de medios electrónicos, lo que facilitará la toma de acuerdos en aquellas sociedades cuyos dueños o directores radican en lugares distintos o bien durante las condiciones impuestas por la actual emergencia.

«El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido por los entes que forman parte del sistema económico y social, que impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civil)»  (tomado textualmente Circular DPJ-010-2018).

Como fundamento legal, se menciona el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría General de la República del 28 de agosto del 2007.

Aun cuando el Código de Comercio contempla únicamente la realización de asambleas y de reuniones de junta directiva mediante la presencia física de socios y directores, lo cierto es que el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática “… permiten la ampliación, modificación, exteriorización de funciones humanas, incluidas, la comunicación y la percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o presencia virtual”. 

En consecuencia, el Registro de Personas Jurídicas entiende que las asambleas no presenciales son viables, en tanto se garantice que el medio de comunicación empleado les permita a todos los accionistas participantes intervenir, deliberar y decidir, como si estuvieran presentes físicamente, debiendo quedar constancia probatoria, con mecanismos como grabaciones.

Lea más: Nueve consejos de Cisco para implementar el teletrabajo de forma exitosa

Requisitos que deben garantizarse:

Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada. Toda regulación que se hace del procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la deliberación, incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.

Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.

Integralidad: La comunicación debe ser integral, con el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.).

Lea más: Teletrabajo ayudaría a evitar el contagio de coronavirus

Otros requisitos para ser observados:

El sistema tecnológico o medio de comunicación deberá permitir la plena identificación de todos los socios o directores que intervienen.

Deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

 La participación será en tiempo real y no diferido, de tal manera que permita a todos los participantes escuchar y comunicarse entre sí al mismo tiempo y permanentemente.

Deberán indicarse los medios y formas mediante los cuales lo expresado garantiza la bidereccionalidad en tiempo real, del envío y recepción de datos, que permitan simultáneamente, la deliberación entre personas en una discusión plena e inmediata.

La posibilidad de celebrar Asambleas Generales o Extraordinarias, o sesiones de junta directiva de manera virtual, no altera la obligación de que las actas sean asentadas y firmadas en los libros respectivos, por lo cual los notarios deberán seguir dando fe de tal hecho. «…   pues ello le concede autenticidad al contenido del documento protocolizado y a los hechos descritos en el desarrollo de la asamblea realizada por medios virtuales».

El notario, deberá, además, dar fe:

a) Que todo lo actuado fue ajustado a los principios de integralidad, interactividad y simultaneidad.

b) Que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

c) Que se utilizó un sistema tecnológico apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las reuniones virtuales, mediante la videoconferencia celebrada.

d) Que durante la asamblea o reunión se mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando audios, videos y datos entre socios presentes y ausentes en tiempo real y no diferido.

Finalmente, como condición previa para que las sociedades puedan acceder a la celebración de este tipo de asambleas virtuales, resulta indispensable que esté prevista en los estatutos societarios. En consecuencia, deviene necesario que, en una asamblea presencial, los socios acuerden la reforma del pacto constitutivo para adicionar esta nueva alternativa virtual, si no se dispusiera de tal opción.

Mario Hidalgo

Socio de Impuestos y Legal, Grant Thornton